Tourmanagement & Advancing
Mail, WhatsApp, eine Excel-Liste.
Advancing Buddy ist die Software, in der eine Show organisiert wird: Crew und Rollen, Verträge und Rider, das Advancing mit dem Promoter, Reise und Ablaufplan. Alle Beteiligten arbeiten am selben Termin — und wer nicht dazugehört, sieht ihn gar nicht erst.
Fragebogen
BER · 12.03. · Columbiahalle
- Event-Info Doors 19:00 · Set 20:30
- Bühne & Timetable Load-in 14:00
- Ground Transfers Hotel ↔ Venue · 12 Min
- Hotel & Rooming 8 Zimmer · 2 Twin
- Technical Rider PA bestätigt
- Kontakte Promoter · Stage · Security
Wartet auf den Promoter
Show advanced
Klartext
Was Advancing ist.
Advancing ist die Runde Fragen, die vor einer Show an die Venue und den lokalen Promoter geht — wann ist Load-in, wo liegt der Strom auf der Bühne, wer holt die Band ab, welches Hotel, wie viele Twins, was braucht der Rider wirklich. Auf Tour passiert das vor jedem einzelnen Termin. Gut beantwortet ist der Showtag entspannt. Schlecht beantwortet erfährst du um 18:00, dass niemand den Shuttle gebucht hat.
- Vor der ShowAdvancing mit Promoter und Venue
- Rund um die ShowCrew, Verträge, Reise, Aufgaben
- HeuteEin Mail-Thread, ein Ordner, eine Tabelle
- Mit BuddyEin Termin, an dem alle arbeiten
Advancing ist der Teil, für den nie jemand ein Werkzeug gebaut hat — deshalb landete er in der Mail. Advancing Buddy baut ihn ein, in die Software, in der die Show ohnehin schon organisiert wird.
Wo die Show heute liegt.
Nichts davon ist erfunden, und nichts davon ist dumm — so arbeiten die meisten Teams, und lange geht das gut. Es bricht an dem Tag, an dem jemand fragt: Wo stand das nochmal?
- Vertrag
- Heute Anhang irgendwo in einem Mail-Thread
- Mit Advancing Buddy Datei an der Show, kategorisiert und virengeprüft
- Rider
- Heute PDF auf irgendeinem Laufwerk
- Mit Advancing Buddy Am Termin — und im Fragebogen beim Promoter
- Crew
- Heute Eine WhatsApp-Gruppe pro Tour
- Mit Advancing Buddy Team an der Show, mit echten Tour-Rollen
- Reise
- Heute Excel, jedes Mal neu gebaut
- Mit Advancing Buddy Segmente und Reiseplan, als PDF exportierbar
- Advancing
- Heute Zehn Mails an den Promoter
- Mit Advancing Buddy Ein Link, den er selbst ausfüllt
- Absprachen
- Heute Verteilt über Chats und Postfächer
- Mit Advancing Buddy Am Termin, als Aufgaben mit Mentions
Vier Bereiche, ein Termin.
Woraus eine Show besteht, liegt nicht in vier Werkzeugen. Es liegt in vier Bereichen desselben Termins.
- 01
Show & Crew
Termin mit Venue, Show-Typ und Geodaten anlegen, Künstler zuordnen, das Team mit Rollen besetzen, die es auf Tour wirklich gibt — Tourmanager, Tonmanager, Techniker, Fahrer, Photograph. Eingeladen wird per Code, mit Ablauf und Nutzungslimit.
- 02
Verträge & Dokumente
Verträge, Rider, Ablaufpläne, Rechnungen, Reise- und Hotelunterlagen — fünfzehn Kategorien, taggbar, aus Aufgaben und Chat erwähnbar, bei jedem Upload von ClamAV geprüft. Import direkt aus Drive, Dropbox oder OneDrive.
- 03
Advancing
Der Fragebogen für Promoter und Venue: neun Sektionen, die du pro Show zuschaltest, zwei vorbefüllte Read-only-Blöcke, Custom Fields für alles, was dieser Termin sonst noch braucht. Du siehst, wer geöffnet, wer angefangen und wer abgeschickt hat.
- 04
Reise & Showtag
Travel Party, Segmente per Auto, Zug, Flug oder Shuttle und daraus ein sortierter Reiseplan. Aufgaben mit Deadline und Erinnerung, ein Kalender über alle Shows, Reiseplan und Travel Party als PDF.
Nicht jede Show geht jeden an.
Wer nicht im Projekt ist, sieht es nicht — nicht einmal, dass es existiert.
Wer was sieht und ändern darf.
Sichtbarkeit hängt an der Show, nicht am Wohlwollen: Ein Termin, auf dem du nicht stehst, antwortet mit „nicht gefunden", nicht mit „kein Zugriff". Innerhalb eines Termins arbeitet das Team zusammen, und die Rolle entscheidet, was geändert werden darf.
Das ist die Implementierung, keine Absichtserklärung. Organisationen sind vollständig getrennt — dazwischen geht nichts.
| Org-Admin | Show-Admin | Im Team | Promoter | |
|---|---|---|---|---|
| Shows der Organisation sehen | alle | eigene | eigene | — |
| Inhalte einer Show lesen | ja | ja | ja | — |
| Eigene Uploads ändern | ja | ja | ja | — |
| Fremde Uploads löschen | ja | ja | nein | — |
| Team und Rollen ändern | ja | ja | nein | — |
| Show bearbeiten, archivieren | ja | ja | nein | — |
| Freigegebene Sektionen ausfüllen | — | — | — | ja |
| Irgendetwas in fremder Organisation | nein | nein | nein | nein |
Der Promoter-Link zeigt genau die Sektionen, die du freigeschaltet hast, und sonst nichts von der Show. Ein Team behält immer mindestens einen Admin — der letzte kann nicht entfernt, nur übergeben werden.
Advancing in drei Schritten.
Der eine Teil, der bei jedem Termin gleich abläuft und trotzdem Wochen frisst. Advancing Buddy macht daraus ein Formular, das der Promoter einmal ausfüllt — statt eines Threads, dem du hinterherläufst.
Kostenlos starten Zugang anfragen- 01
Sektionen wählen
Auswählen, was diese Venue wirklich beantworten muss. Ein Clubgig braucht kein Visum, ein Festival schon. Was du weglässt, bekommt der Promoter nie zu sehen.
- 02
Einen Link senden
Der Promoter bekommt einen Link und sonst nichts — kein Account, kein Passwort, keine Software. Er füllt in Ruhe aus, wenn er will vom Handy, und der Link läuft ab, wann du es willst.
- 03
Antworten einsammeln
Die Antworten landen am Termin, während sie getippt werden. Aufrufe und Zeitstempel zeigen, wer geöffnet hat und wer nicht — du weißt genau, wen du erinnern musst.
Du weißt immer, wer geantwortet hat.
Beispiel-Tour — echte Venues, erfundene Termine. Dein Board zeigt deine eigenen Shows.
Was wir wirklich zeigen können.
Keine Trust-Siegel, die wir nicht belegen können. Das ist die Implementierung — frag uns zu jeder Zeile.
- Identity
- Keycloak · SSO-fähig
- Mandantentrennung
- Pro Organisation
- Virenscan
- ClamAV bei jedem Upload
- Objektspeicher
- MinIO / S3
- Hosting
- Deutschland · Hetzner
- Datenschutz
- DSGVO
- Promoter-Zugang
- Scoped Link, kein Account
- Einladungen
- 64-stellige Codes, Ablauf + Limit
Was uns am häufigsten gefragt wird.
Kurze Antworten. Alles Längere ist ein Gespräch — schreib uns, dann antwortet einer von uns und keine Ticketnummer.
Advancing ist die Abstimmung mit Venue und lokalem Promoter vor einer Show: Load-in und Timetable, Bühne und Strom, Ground Transfers, Hotel und Rooming-List, der Technical Rider, die Kontakte vor Ort. Auf Tour passiert das vor jedem einzelnen Termin — oft vierzigmal pro Tour.
Für alle, die eine Show organisieren: Booking-Agenturen, Tourmanagement und Produktion, Artists und DJs mit eigenem Team, Crew — und die Promoter und Venues, die ihren Teil beitragen. Wer nur den Fragebogen ausfüllt, braucht dafür überhaupt keinen Zugang.
Nein. Er bekommt pro Show einen Link mit begrenztem Umfang, füllt die freigegebenen Sektionen aus und legt weder Konto noch Passwort an. Der Link kann ein Ablaufdatum tragen, und du siehst, wie oft er geöffnet wurde.
Ein Projekttool kennt Aufgaben und Dateien. Es kennt keine Rooming-List, keinen Technical Rider, keine Travel Party und keinen Promoter, der von außen beiträgt, ohne Mitglied zu werden. Advancing Buddy spricht die Begriffe, mit denen auf Tour ohnehin gesprochen wird.
Die Trennung läuft über die Show, nicht über einzelne Felder. Wer nicht im Team eines Termins ist, sieht diesen Termin nicht — der Server antwortet „nicht gefunden", er erfährt also nicht einmal, dass es ihn gibt. Innerhalb eines Termins arbeitet das Team zusammen, und die Rolle entscheidet über Änderungen: Team und Rollen, die Show selbst und fremde Uploads sind Admin-Sache, die eigenen Uploads bleiben immer deine.
Auf Servern in Deutschland, bei Hetzner. Identity (Keycloak), Datenbank, Dateien und Virenprüfung laufen auf eigener Infrastruktur; die einzigen Dritten im Regelbetrieb sind der Hoster und Stripe für Zahlungen.
Nimm den nächsten Termin aus dem Kalender.
Eine Show reicht, um es zu beurteilen. Termin anlegen, die Leute einladen, die dabei sind, den Fragebogen an den Promoter schicken — und sehen, ob der Abend zurückkommt.
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